Briefing prima di un evento: Come fare?

La buona riuscita di un evento è la conseguenza di una meticolosa organizzazione ed il briefing ne fa parte.
Questa parola che nasce in ambito militare - aeronautico deriva dal termine to brief significa: informare, dare informazioni, riassumere ecc..

Briefing Cos è?

In sostanza è una riunione, generalmente all'interno di un'azienda (briefing aziendale) o pianificata prima di un evento al fine di fornire istruzioni dettagliate, generare strategie ed organizzare eventuali mosse successive.

In questo articolo tratteremo in maniera specifica il briefing negli eventi e di come organizzarlo

RIUNIONE OPERATIVA

 Prima dell'evento è importante svolgere una riunione con il team al completo chiamato a collaborare in maniera attiva durante eventi, meeting o congressi. Devono essere presenti tutti: chi si occupa della segreteria, catering, regia ed anche hostess, steward ecc.. 

In questa fase del briefing con il team chi si occupa dell'organizzazione come un responsabile o un business planner ingaggiato, dovrà indicare nel dettaglio come dovranno svolgersi le varie fasi dell'evento.

• Accoglienza ospiti: Stabilire in che modo dovranno essere accolti i partecipanti del meeting, per esempio una hostess ed uno steward all'entrata daranno il benvenuto consegnando del materiale (brochure, cancelleria, badge) ed indicheranno i posti da occupare.
• Gestione momenti di Break: Stabilire fin dall'inizio chi all'ora prestabilita avrà il ruolo di versare le bevande ed il caffè, chi manterrà l'ordine raccogliendo eventuali bicchieri e piatti lasciati in giro e nel frattempo alcuni steward avranno cura di sistemare le postazioni degli ospiti lasciate in disordine durante lo spostamento.

E' importante spiegare come gestire eventuali imprevisti.

CONOSCERE I DETTAGLI

 Tutto lo staff dovrà essere a conoscenza di ogni dettaglio, soprattutto hostess e steward:
- Sapere dove si trovano i servizi, guardaroba, uscite di sicurezza ecc...
- Conoscere le informazioni generali dell'evento e di chi lo reazlizza (durata, motivazioni, settore dell'azienda mandataria ecc..)

Al fine di saper indirizzare al meglio gli ospiti ed esaudirli in ogni loro richiesta; Inoltre è vietato dire non lo so.

DEFINIRE GLI OBIETTIVI E RESPONSABILIZZARE LO STAFF

  Non è scontato prendere in considerazione che un team motivato rende di più.

Cosa si intende? 
Soprattutto quando si collabora con un gruppo di persone per la prima volta è fondamentale infondere fiducia e trasmettere gli obiettivi per cui si lavora; Ad esempio, se lo scopo dell'evento è promuovere un prodotto aziendale il team dovrà adoperarsi per infondere fiducia e senso dell'organizzazione ai parteciopanti al fine di far percepire l'azienda organizzatrice come adeguata ed efficiente in ogni area del loro operato.

Inoltre, dare responsabilità con la conseguenza di meriti (bonus, collaborazione futura) per invogliare il team a fare sempre meglio; E' fondamentale che il team abbia la visione della collaborazione e del successo in squadra.

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