Come organizzare un meeting efficace?

Come organizzare un meeting è una delle domande più ricorrenti e per farlo in maniera efficace bisogna comprendere che la chiave principale è l’organizzazione. E’ importante fin dall’ inizio suscitare interesse nel partecipare e la migliore opportunità per invogliare a prenderne parte è pubblicizzare l’evento.

Ma facciamo un passo indietro; Una volta che ci si pone la domanda su come organizzare un meeting aziendale  è di primaria importanza definire il programma, cioè determinare lo scopo della riunione, come deve essere realizzata e definire gli argomenti da sviluppare nel loro tempo necessario.

Una volta definiti gli obiettivi della riunione aziendale  è importante circondarsi di validi collaboratori per formare un  team dove di supporto, dove ognuno svolgerà il proprio compito.

E’ fondamentale tenere presente il numero minimo e massimo dei partecipanti del meeting e porsi la domanda “A chi è rivolto l’evento?” Quindi individuate il vostro target in maniera specifica facendo riferimento alla professione,all’età,al sesso ecc.. 

Individuate le aspettative del vostro pubblico e cercate di soddisfare le loro aspettative.

Il prossimo passo è fissare il budget ,valutando anche i rischi; Una voce che non deve mancare è la promozione pubblicitaria, come avevamo accennato all’ inizio, è di grande interesse realizzare una campagna pubblicitaria classica ed on line, soprattutto le campagne su Facebook permettono di raggiungere un alto pubblico ed un target specifico. Per di più si potrebbe pensare alla ricerca di eventuali sponsor per compensare i costi.

Trovare la location ideale per la vostra riunione di lavoro (meeting room) può fare la differenza dal punto di vista visivo e determina se l’incontro è intimo o formale; Inoltre se ci saranno dei partecipanti virtuali è necessario assicurarsi di avere un equipaggiamento adatto ad una video conferenza ed una connessione a banda larga cos’ da essere una function room.

A volte ci si focalizza sulle cose grandi e si tralasciano i dettagli nell'organizzare meeting. NON FARLO !

Assicurati di inviare gli inviti e l’agenda preliminare almeno ai partecipanti più importanti, così da renderli protagonisti e avere maggiore possibilità di feedback positivi ed volta definita l’agenda finale con tutti gli argomenti che saranno trattati, deve essere distribuita a tutti i partecipanti.

La prima e l'ultima impressione sono le più importanti e rispondeno alla domanda su come organizzare una riunione di lavoro efficace è importante non sottovalutare gli argomenti da trattare, i qiali devono essere reali e specifici; Invece, la conclusione deve trasmettere un senso ottimistico ed un senso di compattezza nei riguardi del gruppo, affinchè sia lasciato un buon ricordo.

E' importante che un meeting di successo cominci in orario; Altresì, è necessario prevedere un momento di confronto dove si offre ai partecipanti la possibilità di intervenire e confrontarsi, seguita da un rinfresco finale che mette tutti più di buon umore.

Per organizzare convegno sono rilevanti i dettagli dell’ultimo minuto, come opuscoli, gadget, bolck notes ecc..

In conclusione,per la buona riuscita delle riunioni di lavoro è necessario sapersi organizzare, lavorare con precisione e non lasciare nulla al caso.