Come allestire una sala meeting ?

Allestire una sala meeting al meglio sarà il biglietto da visita per la buona riuscita dell' evento ed in buona parte tutto dipende dalla scelta e dell’ allestimento della location.

E’ fondamentale ponderare il numero dei partecipanti prima di scegliere la meeting room, affinchè possa contenerli comodamente e soprattutto non sia dispersiva  per non dare l’idea che ci sia poca gente.

Moltissimi Hotel italiani oggi sono dotati di moderne ed attrezzatissime sale meeting per la buona riuscita di un evento, ad ogni modo potete scegliere quella perfetta sul nostro portale www.meetingbooking.it

Organizzare sala Meeting

Per allestire una sala riunioni sono essenziali degli elementi per predisporre in maniera efficace l’ambiente; Innanzitutto,come accennato prima, è fondamentale la dimensione della location. 

Per le piccole riunioni è adatta una stanza quadrata  e per eventi con 4 o più persone è preferibile una stanza rettangolare.

E’ fondamentale la facilità di accesso ai partecipanti che devono potersi muovere senza difficoltà e non devono essere presenti ostacoli visivi.

Luminosità dell'ambiente

Per allestire efficentemente la sala riunioni è’ ideale prevedere la presenza di finestre per una luminosità naturale,deve però essere presente di un sistema di oscuramento durante le proiezioni (tende,pannelli oscuranti ); Qualora non fossero presenti finestre l’illuminazione migliore si può ottenere con una luce fluorescente indiretta a 45°,con intensità di almeno 740 LUX.

Arredo sala meeting

L'ambiente della sala convegni deve essere gradevole e caratterizzatoa da sedie comode senza ruote ed ancora il tavolo dei relatori è importante che sia opaco, di forma rettangolare o trapezoidale e posizionato sulla parete di fondo che dovrà avere un colore non – riflettente (azzurro – beige, bianco grigi), evitare superfici lucide e di  cristallo che possono riflettere sia la luce che il suono.

Attrezzature per meeting necessarie

Le attrezzature tecniche per allestire una sala meeting comprendono l’amplificazione; Il numero di microfoni deve essere congruo al numero dei relatori (un microfono standard è necessario per 3 – 4 relatori) e gli altoparlanti devono essere installati e sintonizzati con la giusta tonalità.

Per una presentazione professionale la sala dell'evento sarà certamente munita di un video proiettore,computer e laser puntatore per indicare i punti rappresentati nelle diapositive.

Meeting security 

All’ingresso, in base alla portata dell’evento, deve esserci un servizio di sicurezza, così da ammettere al meeting solamente gli invitati preferibilmente muniti di badge che saranno verificati da parte del personale specializzato all’ingresso.

Dettagli sala meeting

Per allestire la sala meeting è  doverosa la cura dei dettagli, ricorrendo, ove necessario alla consulenza di personale qualificato nell’organizzazione di eventi. Per esempio opuscoli, gadget, block notes ecc.. sono molto graditi agli ospiti che potranno annotare quanto discusso durante la riunione.

Sala Meeting facilmente raggiungibile

Una sala meeting deve essere facilmente  raggiungibile, anche grazie alla segnaletica fissata in occasione dell’evento, con ogni mezzo pubblico e privato e collocata in una zona provvista di ristoranti per pranzare o cenare e strutture per il pernottamento.