Come diventare Event Planner

Se hai sempre avuto l'attitudine, fin da ragazzo, di organizzare le mangiate di fine anno, le giocate a carte a Natale e pianificare qualunque cosa nel dettaglio, allora è possibile che tu sia un potenziale event planner a tutti gli effetti !

Apparentemente sembra facile e divertente prendere parte all'organizzazione di un evento, ma non sempre è così, perchè chi gestisce questo compito ha grandi responsabilità e deve stare in prima linea a tutti gli effetti.

In questo articolo vedremo quali sono le caratteristiche necessarie e non solo, per diventare  event planner.

Qualità di un organizzatore di eventi

Prima di decidere di svolgere la professione di eventplanner è necessario analizzare le proprie caratteristiche e valutare oggettivamente la propria idoneità a tale ruolo;

Pertanto è necessario avere i seguenti requisiti per svolgere al meglio tale professione:

Coordinatore nato: Colui che si occupa di organizzare, distribuire, disporre secondo l'ordine o il criterio più adatto o più valido rispetto allo scopo che si vuole ottenere.

Leader: Capace di influenzare e coinvolgere il team e chi collabora all'organizzazione dell'evento.

Pratico: Colui che si concentra su azioni concrete, tendenti al raggiungimento di obiettivi chiaramente utili e con un risultato più o meno immediato.

Informato: Persona che si informa sulle novità ed informative riguardo il settore in cui opera.

Sà gestire gli imprevisti: Sà come gestire momenti non previsti nel miglior modo possibile.

Creativo: E' importante avere una mente creativa e tante buone idee nei progetti da realizzare.

Preparato: Essere preparato in ogni aspetto del proprio mestiere è necessario

Saper Pianificare un Evento

Un event manager deve saper pianficare l' evento con progetti di comunicazione concreti che comprendono tutte le attività di comunicazione necessarie al raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Tutto ciò che ti serve per un buon piano di comunicazione sono: conoscenza del marketing e strumenti adatti.

Un esempio di strumento per la promozione dell'evento è senza dubbio il social; Per sapere come pubbliccizzare al meglio un evento sulle piattaforme social puoi leggere il nostro precedente articolo "Come Pubblicizzare un Evento sui SOCIAL".

L' Event Planner deve avere tutto sotto controllo in tutti i processi dell'organizzazione, infatti la pianificazione comprende una serie di step non indifferenti.

Parte dell'organizzazione prevede contattatare il catering e coloro che svolgeranno i vari servizi, come hostess, camerieri, grafici, operatori per le riprese, il fonico e tutti coloro che sono necessari per un organizzazione efficace.

Caro futuro organizzatore di eventi, dovrai munirti di carta e penna e pensare a tutto quello che dovrai fare e  NON LASCIARE NULLA AL CASO ! MAI !

Prepararsi Professionalmente

La strada per diventare meeting planner non è semplice e veloce, non basta solo avere l'attitudine, ma bisogna prepararsi con corsi di formazione e master specialistici sul meeting.

La scelta dell' università è ampia e si possono valutare diverse facoltà a riguardo, ovvero:

• Economia e gestione dei servizi turistici
• Economia e tecnica del turismo
• Scienze turistiche
• Scienze della comunicazione
• Relazioni Pubbliche

Possono intraprendere questa professione anche i diplomati in Tecnico dei servizi turistici.

Scegli i tuoi studi in base alla tipologia di organizzatore di eventi che vuoi diventare e svilupperai capacità di analisi, competenze ed esperienza.

Certificazioni

In Italia la professione di Event Planner non è regolata da normative specifiche a carattere nazionale, solo alcune regioni hanno delle normative vigenti a tal proposito.

In Liguria ai sensi della legge regionale 44/1999 sono stabiliti dei requisiti e delle modalità necessarie per intraprendere questa professione ed essere iscritto all'albo.

In Puglia ai sensi della legge n.37/2008 con sentenza 12 aprile 2010 n 132 risulta tra i compiti dello stato individuare i requisiti necessari per l'esercizio delle professioni ed il conseguente rilascio di autorizzazioni valenti per l'intero territorio nazionale.

Le certificazioni che hanno valore sul mercato sono rilasciate da MPI - Meeting Professional International - ovvero il più grande network di professionisti del settore, operante in 63 diversi paesi, che ha predisposto due certificati riconosciuti a livello inrenazionale, il CMP e CMM.

Il CMP Certified Meeting Professional è la qualifica più accreditata e per ottenerla si deve seguire un Programma di Certificazione a cui si può accedere avendo minima esperienza  nel settore della Meeting Industry e dopo aver svolto un test.

La certificazione CMP non si rivolge solo agli event planner, ma anche a tutti coloro che fanno parte del settore dell'ospitalità, della comunicazione, ristorazione, logistica e spettacolo.

La CMM Global Certification for Meeting Management è riservato a meeting planner e sviluppier con 10 anni di esperienza che vogliono consolidare la loro qualifica ed essere riconosciuti come professionisti di alto livello.

E' una certificazione universitaria sostenuta dall' università del Michigan (MSU), dell' Institut de Management Hotelier International e la Cornell University School.

Periodo di Stage

E' importante cominciare il tuo cammino professionale con gli stage, per mettere alla prova quello che hai imparato.

Lo Stage è una strategia per avanzare nel mondo della community, per imparare da chi ha più esperienza e per generare relazioni e contatti che potranno servirti in futuro.

Al termine degli studi è consigliabile cercare di fare le prime esperienze non individualmente, ma è bene mandare curriculum e lavorare per terzi.

Genera Contatti 

Costruisci relazioni con i tuoi clienti e con i collaboratori per l'organizzazione, come fornitori, ristoratori, noleggio per attrezzature ecc..

La professione di event planner non si afferma subito, ma con il tempo e con l'esperienza, mantenendo sempre buoni rapporti con tutti poichè questo è un settore dove raccogli cosa semini. Ti consiglio vivamente di sviluppare un atteggiamento versatile, paziente,sii facile a relazionarti con gli altri e avrai già fatto il 50% del lavoro.

Crea il tuo Portfolio

Un motivo valido per assumerti è di certo il tuo portfolio, con la raccolta di esempi pratici dei lavori svolti.

E' fondamentale catturare l'attenzione e convincere che siete la persona giusta per organizzare l'evento.

Il tuo portfolio può contenere immagini, foto di eventi passati, lettere di raccomandazioni e qualsiasi cosa attesti che siete la persona giusta.

Importanza della Formazione Continua

Come in ogni professione, anche l'organizzatore di eventi non deve sentirsi mai arrivato, ma deve pensare che c'è sempre una novità e qualcosa di nuovo da imparare.

Partecipa a corsi di aggiornamento, workshop ed iniziative di altri professionisti del settore; Ogni occasione è un momento per imparare.